[For our Dutch network]
Toezichthouders zijn weer terug van vakantie. Dit is hét moment in het jaar voor leiders en experts om met hun toezichthouders de lat hoger te leggen omtrent transitiethema’s. Vanuit de partners in het netwerk leren we dat in veel organisaties Raden van Toezicht niet of nauwelijks betrokken zijn bij transitiethema’s. Dat is zorgelijk omdat zij de lijnen voor de toekomst helpen bewaken en kunnen beïnvloeden. Onder invloed van toenemende regelgeving en maatschappelijke druk en ontwikkelingen is dit meer nodig dan nu gebeurt. In dit artikel delen we je onze visie en bieden we concrete handvatten om je toezicht anders te organiseren en toekomstbestendig te maken. We nodigen je ook uit voor het voeren van een leerzame doch korte online dialoog met andere toezichthouders om samen online en in korte tijd meer te leren over het versterken van de relatie tussen toezichthouders en hun leiders en teams over het onderwerp Toekomstbestendigheid. Doe je mee?
Nieuwe regelgeving en maatschappelijke druk
Eerder dit jaar zijn er belangrijke veranderingen doorgevoerd in de Europese regelgeving en economie. Daarnaast wordt de druk op thema’s als klimaatverandering en circulariteit steeds groter. Praktisch zijn de crises aan de orde van de dag. Deze zomer was het weer duidelijk: wateroverlast, extreem weer en de hitte. Dat is nog maar het topje van de ijsberg van wat een organisatie te wachten staat. Raden van toezicht hebben een belangrijke rol om organisaties toekomstbestendig te houden door met het bestuur te reflecteren en acteren op de koers van de organisatie en omgeving. In tijden van transitie is dat een uitdagend spel geworden. Uit het netwerk van Transform4C krijgen we op schaal terug dat Raden van Toezicht zich onvoldoende en niet proactief opstellen omtrent toekomstthema’s. Maar er is ook goed nieuws: Dit is hét moment om vooruit te kijken naar 2025. Het is aan de RvT om proactief te handelen en strategisch vooruit te plannen. Dit artikel biedt concrete handvatten voor toezichthouders om met scherpte en visie de uitdagingen voor de tweede helft van 2024 aan te pakken.
Opening van gesprek na een rustperiode
De rust van een zomer zorgt er onvermijdelijk voor dat leden van de RvT en bestuurders met nieuwe ideeën komen of daar meer voor open staan. De zomer gaf de tijd om afstand te nemen, opnieuw te kaderen en vervolgens de grote lijnen te kalibreren. Na de zomer is het daarom voor een RvT een goed moment om risico’s en kansen in en om een organisatie opnieuw te beoordelen. Of om het ambitieniveau omtrent de gekozen koers inclusief het toezicht te herijken. Het is de periode om aandacht te vragen om met elkaar opnieuw de prioriteiten en wat nodig is in het toezicht om die voor 2025 helder te krijgen.
Alleen vragen de toekomstthema’s die spelen wel om een ander gesprek dan de gebruikelijke agenda. Deze zijn complexer, grilliger en brengen meer onbekendheid met zich mee. Daardoor wordt een beroep gedaan op andere vaardigheden van leiders en hun toezichthouders. Een manier om met elkaar de juiste afwegingen te maken voor de toekomst, vraagt dan ook om een andere manier van kijken en een ander gesprek. Het vraagt ook om je toezicht anders te organiseren. Niet enkel instrumenteel, maar ook transformatief. Immers ‘als je doet wat je altijd deed, dan krijg je wat je altijd kreeg’. Het idee van ‘anders kijken en anders doen’ is om de organisatie in verandering mee te krijgen en deze transformatieprocessen te versnellen.
Transformatie in tijden van urgentie
Versnellen in transitie door transformatie is hard nodig en onvermijdelijk voor alle organisaties en voor iedereen die in of met de organisatie werkt. De extreme weersomstandigheden, het maatschappelijk sentiment, de grondstofschaarste en gezondheidsuitdagingen vragen om een radicale verandering van de wijze waarop processen zijn georganiseerd. Het vraagt om een transformatie met een lange termijn visie, die op korte termijn proactief gegidst wordt door een positieve coalitie. De RvT en het bestuur spelen daarin een belangrijke rol. Zij bepalen namelijk mede of de gekozen koers van de organisatie goed is en is van grote invloed is op de rol van leiders in de organisatie.
Het is voor bestuurders en directies in organisaties niet makkelijk om leiding te geven in tijden van transitie. Als een organisatie voor een grote transformatie staat en er is beperkt vermogen om te kunnen transformeren in de hogere lagen van de organisatie, dan is het gedoemd om te mislukken of zeer traag te verlopen. Met alle gevolgen van dien. Niet alleen zijn verdienmodellen onhoudbaar of productieprocessen onbetaalbaar, maar ook talent of klanten stappen dan op of zetten zich niet optimaal in in de relatie.
Aan de slag met een transformatie-aanpak
Wat is nodig om succesvol te transformeren voor een RvT of in de relatie tussen RvT en bestuur? Er is vaak weinig tijd en het onderwerp kenmerkt zich door potentieel snelle ruis in gesprekken door verschillende waardepatronen en vaagtaal of uiteenlopende betekeniswolken. Het helpt in zo’n situatie om een transformatie-aanpak in te zetten als handvat voor het vinden van gemeenschappelijke taal en afwegingskader. Aan de hand daarvan is het mogelijk om op korte termijn vast te stellen wat er is veranderd, wat er tot nu toe goed is gedaan in die verandering en waar verdere verbetering mogelijk is. Het geeft een gedeelde taal, concreet handelingsperspectief en een gevoel van ‘het kan wel’.
De transformatie-aanpak biedt vier fases, waardoor je kunt bepalen in welke fase je organisatie zich bevindt en welke stappen nog nodig zijn. Klik hier voor een uitleg van de 4 fases. Vragen voor een gesprek kunnen zijn: waar staat onze organisatie in de transitie? De fases kunnen per transitie thema verschillen en daarmee ook je vragen. Wat betekent dit voor de invulling van het toezicht?
Dialoog en participatie
Hoe kan het onderwerp Toekomstbestendig Toezicht op tafel komen? Een waardevol gespreksonderwerp om te verkennen is: Is er binnen de RvT een verschil van mening over welke fase is bereikt of welke stappen nodig zijn? Zorg ervoor dat er voldoende ruimte en de juiste context is voor dit overleg. Vaak zijn themasessies (met stakeholders) naast de reguliere RvT-vergadering nodig. Het is dan interessant om vast te stellen in hoeverre de antwoorden uit het goede gesprek met bestuur en RvT en de (online) dialoog terug te vinden zijn in het toezicht(plan). En op welke wijze dit vervolgens wordt bijgesteld. Ook is het de vraag in hoeverre het transformatievermogen van de RvT toereikend is, evenals die van het bestuur en de ondersteunende staf.
Conclusie: toezichtplan en transformatievermogen herzien op basis van blik op toekomst
De toezichthoudende en bestuurlijke agenda’s en strategieën die vóór de vakantie zijn opgesteld, verdienen een frisse blik. Het is de vraag of deze nog steeds relevant zijn na het herzien van de organisatieontwikkelingen aan de hand van de transformatie aanpak. Dat heet Toekomstbestendig Toezicht! Je start na de zomer is de kans om je rol als toezichthouder met frisse energie en scherpte op te pakken.
Handvatten : Dialoog en module
Het is belangrijk om met elkaar te blijven ontdekken wat werkt in het toekomstbestendig maken van toezicht. Dat zit deels in kennis, maar ook het vermogen om uit het netwerk nieuwe inzichten op te doen. Dat kan nu op twee manieren : met de dialoog of een nieuwe module!
Doe mee aan de dialoog Toekomstbestendig Toezicht
Deze en komende week onderzoeken we in de unieke Dialoog Toekomstbestendig Toezicht hoeverre de rol van toezichthouders bij transitievraagstukken wordt vervuld.
Wil je jouw inzichten en visie delen en daarna leren van anderen? We nodigen je uit om 4 vragen te beantwoorden, waaronder:
- Welke transitie onderwerpen worden momenteel besproken in jouw Raad van Toezicht en op welke manier?
- Wat gaat er volgens jou momenteel goed in de relatie tussen leiders en experts en raden van toezicht waardoor het lukt om organisaties (versneld) toekomstbestendig(er) te maken? En waarom/waar komt dat door?
Het handvat voor Toekomstbestendig Toezicht is toegankelijk na het invullen van de dialoog, omdat je toegang krijgt tot de anonieme antwoorden van anderen. Doorgaans zijn dit zeer leerzame ervaringen van collega-toezichthouders. En dat online, op je eigen moment te raadplegen.
Klik hier om deel te nemen aan de Dialoog of gebruik de QR Code. Interessant aan deze Dialoog is dat deze is opgesteld in twee online rondes met 5 korte vragen. De dialoog is zeer effectief om in te vullen (minimaal 2 * 10 minuten).
Module
In de module ontmoet je andere toezichthouders en werk je aan kennis en casuïstiek over transities. Welke visie heb jij op de maatschappelijke kaders die aan het veranderen zijn, en wat betekenen deze transities voor je rol als toezichthouder en voor je toezicht? Voor toezichthouders die het lef hebben om de lat hoger te leggen in het organisaties toekomstbestendig te maken. Schrijf je in voor de verdiepingsmodule Toezicht op maatschappelijke transities. Dit kan ook in maatwerk.
Dit artikel is geschreven en gepubliceerd in samenwerking met onze partner De Erkende Toezichthouder, met dank aan Caroline Wijntjes en haar team. Co-auteur vanuit Transform4C is Charlotte Extercatte, tevens docent bij De Erkende Toezichthouder. De oorspronkelijke publicatie staat hier.
